Werkgever mag e-mail niet zomaar controleren

Het EHRM deed op 5 september een bijzondere uitspraak, omdat zij voor het eerst een duidelijke grens stelt aan de controlemogelijkheden van de werkgever.

Wat speelde er

Een Roemeense werknemer heeft op verzoek van zijn Roemeense werkgever een Yahoo account geopend. In het bedrijfsreglement staat uitdrukkelijk beschreven dat zakelijke communicatiemiddelen niet voor privé doeleinde gebruikt mogen worden. Toch mailt de werknemer met zijn verloofde en zijn broer. De werkgever komt hier achter via controle van zijn Yahoo-account. De werknemer ontkent eerst nog. Daarop draait werkgever de berichten uit als bewijs en ontslaat de werknemer. Die is het hier niet mee eens, omdat hij vindt dat zijn recht op privacy is geschonden.

Uitspraak EHRM: eerst waarschuwen, dan controleren

Het EHRM is het eens met de werknemer. Volgens het Hof moet de werkgever eerst aan de werknemer laten weten dat berichten gecheckt kunnen worden. Bovendien moet de werkgever nagaan of er een minder vergaande manier mogelijk is om de werknemer te controleren. Natuurlijk moet werkgever wel een zwaarwegende reden hebben voor de controle (bijvoorbeeld een verdenking van fraude). Controleert werkgever de berichten, dan moet deze controle zo kort mogelijk zijn. Werkgever heeft aan deze eisen niet voldaan, dus heeft zij de privacy van de werknemer geschonden.

Soep wordt nu niet meer zo heet gegeten

Het ontslag van de Roemeen speelde in 2007, dus 10 jaar geleden. Sinds die tijd is er veel veranderd en zijn de verhoudingen tussen werkgever en werknemer in ieder geval in Nederland niet zo meer star. Het is heel gewoon als een werknemer even een privéberichtje stuurt onder werktijd. Een werkgever zal hier over het algemeen niet moeilijk over doen. Als de werknemer echter misbruik maakt van deze vrijheid door de hele dag op zijn telefoon te turen of ongepaste websites te bezoeken op zijn zakelijke account, dan wil je als werkgever natuurlijk wel actie kunnen ondernemen.

Advies voor de praktijk: stel een reglement op

Een werkgever doet er verstandig aan om een duidelijk reglement voor gebruik van telefoon, e -mail en internet op te stellen. Maar dit alleen is niet genoeg, het reglement moet ook onder de aandacht van de werknemers gebracht én gehouden worden. Maak het reglement dus periodiek onderdeel van bijvoorbeeld het werkoverleg of nieuwsbrief. Dat heb je een beleid waar je op terug kunt vallen als het nodig is.

Tip: heb je vermoedens van ongeoorloofd gedrag, denk dan goed na over welke maatregelen je wilt nemen ter controle. Want met te ver gaande maatregelen schiet je je doel voorbij. Advies nodig? Ik help je graag.

Een reactie plaatsen